PRIVACY POLICY

1.Quan điểm của chúng tôi về việc bảo vệ thông tin cá nhân

Tại Công ty Renxa (sau đây gọi là "Công ty"), chúng tôi nhận thức rằng thông tin cá nhân của khách hàng và tất cả những người liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty (bao gồm cổ đông, cán bộ, nhân viên, sau đây gọi chung là "chủ thể thông tin") phải được xử lý một cách phù hợp và thận trọng theo Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân cũng như nguyên tắc tôn trọng quyền con người (bảo vệ quyền riêng tư). Dựa trên nhận thức này, chúng tôi cam kết các nội dung sau đây liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân.

1. Chúng tôi tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, các hướng dẫn liên quan trong từng lĩnh vực cũng như các luật và quy định có liên quan khác, đồng thời xử lý thông tin cá nhân một cách phù hợp theo các thông lệ được công nhận là công bằng và hợp lý. Ngoài ra, chúng tôi triển khai, duy trì và định kỳ rà soát hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân, không ngừng cải tiến.
2. Khi thu thập, sử dụng hoặc cung cấp thông tin cá nhân, chúng tôi sẽ xác định rõ mục đích sử dụng và thông báo, công bố hoặc xin sự đồng ý trước, đồng thời không xử lý thông tin cá nhân vượt quá phạm vi cần thiết cho mục đích đó.
3. Khi xử lý thông tin cá nhân, về nguyên tắc chúng tôi sẽ xác định thời gian lưu trữ trong phạm vi cần thiết cho mục đích sử dụng và quản lý một cách phù hợp.
4. Trong trường hợp xảy ra truy cập trái phép, rò rỉ, phá hủy, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân, chúng tôi sẽ ưu tiên cao nhất việc ngăn chặn thiệt hại lan rộng, nhanh chóng thực hiện các biện pháp khắc phục, điều tra nguyên nhân và nỗ lực ngăn ngừa tái diễn. Ngoài ra, chúng tôi sẽ báo cáo thông tin liên quan đến sự cố cho các bên liên quan và cơ quan chức năng trong phạm vi cần thiết.
5. Đối với thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ, chúng tôi sẽ tiếp nhận các yêu cầu từ chủ thể thông tin về việc công khai, chỉnh sửa, xóa bỏ, ngừng sử dụng và công khai hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba tại bộ phận tiếp nhận được chỉ định, và xử lý một cách thiện chí. Ngoài ra, chúng tôi cũng thiết lập bộ phận tiếp nhận riêng để xử lý thiện chí các khiếu nại hoặc tư vấn liên quan đến thông tin cá nhân.
6. Thông tin cá nhân sẽ không được cung cấp cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của chủ thể thông tin, trừ trường hợp ủy thác công việc để thực hiện mục đích sử dụng. Để ngăn chặn việc sử dụng hoặc cung cấp ngoài mục đích, việc sử dụng và cung cấp thông tin cá nhân được thực hiện sau khi người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân nội bộ xác nhận tính phù hợp. Ngoài ra, chúng tôi cũng tăng cường các hoạt động kiểm soát thông qua tự kiểm tra và kiểm toán nội bộ.
7. Chúng tôi triển khai các biện pháp bảo mật phù hợp nhằm ngăn chặn truy cập trái phép, rò rỉ, phá hủy, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân. Để đảm bảo các biện pháp này được thực hiện triệt để, chúng tôi quy định rõ ràng về việc xử lý thông tin cá nhân và tiến hành đào tạo, giám sát đối với nhân viên. Ngoài ra, chúng tôi cũng yêu cầu các đối tác kinh doanh xử lý thông tin cá nhân một cách phù hợp và thực hiện việc lựa chọn, giám sát nghiêm ngặt.
8. Chúng tôi thực hiện các biện pháp như quản lý ra vào các tòa nhà và tầng nơi xử lý thông tin cá nhân, phòng chống trộm cắp, đối phó với thiệt hại do hỏa hoạn hoặc sét đánh, cũng như khóa hệ thống và tài liệu khi mang ra ngoài, vận chuyển và lưu trữ.
9. Chúng tôi áp dụng các biện pháp quản lý kỹ thuật như quản lý truy cập bao gồm xác thực, quản lý và kiểm soát quyền hạn, ghi log khi truy cập dữ liệu cá nhân; các biện pháp chống phần mềm trái phép và virus; các biện pháp bảo vệ khi truyền và nhận dữ liệu như mã hóa và làm rõ trách nhiệm; cũng như giám sát hệ thống thông tin. Các biện pháp quản lý kỹ thuật này được thực hiện triệt để.

2.Việc xử lý thông tin cá nhân một cách phù hợp, có xét đến nội dung và quy mô hoạt động kinh doanh.

Trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh, chúng tôi sẽ sử dụng thông tin cá nhân được thu thập hợp pháp theo các thủ tục độc lập của chúng tôi cho các mục đích được nêu dưới đây. Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân cho các mục đích này; tuy nhiên, việc cung cấp thông tin cá nhân cho chúng tôi là tự nguyện. Lưu ý rằng nếu không cung cấp thông tin cá nhân, các thủ tục đăng ký hoặc thông tin hướng dẫn liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi có thể bị trì hoãn hoặc tạm ngừng.

Để hoạt động kinh doanh được diễn ra suôn sẻ, chúng tôi có thể ủy thác một phần công việc và cung cấp thông tin cá nhân cho bên nhận ủy thác trong phạm vi cần thiết. Trong trường hợp đó, chúng tôi sẽ ký kết hợp đồng liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân với bên nhận ủy thác và thực hiện giám sát phù hợp.

＜Mục đích sử dụng＞

• Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ (※) trong hoạt động kinh doanh của chúng tôi có xử lý thông tin cá nhân.
• Cung cấp dịch vụ hậu mãi liên quan đến mục trước (bao gồm bảo trì và hỗ trợ).
• Thu và quản lý các khoản phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của chúng tôi và các hoạt động khác, cũng như bảo toàn các khoản phải thu.
• Cung cấp thông tin về các sản phẩm và dịch vụ mới liên quan đến mục trước.
• Cung cấp thông tin về sản phẩm và dịch vụ của các công ty đối tác có quan hệ giao dịch với chúng tôi.
• Đào tạo nhân viên nhằm mục đích huấn luyện và chuẩn hóa các phương pháp bán hàng và tiếp thị trong hoạt động kinh doanh của chúng tôi (để phục vụ mục đích này, chúng tôi ghi âm lịch sử cuộc trò chuyện).
• Thực hiện các chương trình rút thăm trúng thưởng, khuyến mãi và các chiến dịch khác.
• Xử lý các yêu cầu công khai thông tin theo Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, cũng như giám sát và kiểm toán việc xử lý thông tin cá nhân.
• Quản lý các mối quan hệ hợp đồng với đối tác kinh doanh.
• Quản lý cổ đông.
  • Để thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo Luật Công ty.
  • Để cung cấp các tiện ích khác nhau từ Công ty đối với tư cách cổ đông.
  • Để thực hiện các biện pháp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho mối quan hệ giữa cổ đông và Công ty, xét từ góc độ thành viên của tổ chức và tổ chức đó.
  • Lập dữ liệu cổ đông theo các tiêu chuẩn được quy định dựa trên các luật và quy định khác nhau.
• Tuyển dụng và sử dụng lao động (bao gồm tuyển dụng) cũng như quản lý nhân sự.
• Phúc lợi cho nhân viên và các đối tượng liên quan (bao gồm hướng dẫn và quản lý vận hành hội cổ đông nhân viên, hội phúc lợi, v.v.).
• Các nội dung khác trong phạm vi cần thiết để thực hiện các công việc liên quan đến các mục nêu trên.

Trong trường hợp thay đổi các mục đích sử dụng nêu trên, việc thay đổi sẽ chỉ được thực hiện trong phạm vi được coi là có mối liên quan hợp lý, và về nguyên tắc, nội dung thay đổi sẽ được thông báo bằng văn bản hoặc công bố trên trang web của chúng tôi.

※Trong hoạt động tổng đài của chúng tôi, nội dung cuộc gọi có thể được ghi âm nhằm mục đích cải thiện chất lượng dịch vụ.

※Nội dung hoạt động kinh doanh của chúng tôi: kinh doanh máy lọc nước, bán lẻ điện lực mới, bán lẻ khí đốt, dịch vụ liên quan đến internet và kinh doanh nội dung số.

3.Các vấn đề liên quan đến việc thu thập thông tin cá nhân trong hoạt động tuyển dụng.

Trong quá trình tuyển chọn lần này, chúng tôi sẽ quản lý phù hợp các thông tin cá nhân được giao phó cho chúng tôi như nêu dưới đây.

Trong phạm vi cần thiết cho hoạt động tuyển dụng, chúng tôi yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin cá nhân.

Thông tin cá nhân do ứng viên cung cấp sẽ không được sử dụng cho các mục đích ngoài hoạt động tuyển dụng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, thông tin này có thể được sử dụng cho mục đích nghiên cứu và phân tích hoạt động tuyển dụng của chúng tôi. Trong trường hợp đó, về nguyên tắc, chỉ dữ liệu ở dạng không thể xác định cá nhân mới được sử dụng. Ngoài ra, chúng tôi có thể liên hệ với ứng viên về các vấn đề tuyển dụng không giới hạn ở đợt tuyển dụng lần này.

Việc cung cấp thông tin cá nhân là tự nguyện; tuy nhiên, nếu không cung cấp các thông tin mà chúng tôi yêu cầu cho hoạt động tuyển dụng, phạm vi đánh giá có thể bị hạn chế và ảnh hưởng đến kết quả đánh giá tuyển dụng.

Chúng tôi không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của ứng viên. Tuy nhiên, trong trường hợp chúng tôi ủy thác toàn bộ hoặc một phần hoạt động tuyển dụng cho bên thứ ba, thông tin cá nhân do chúng tôi quản lý có thể được giao cho bên thứ ba đó.

Xin lưu ý rằng chúng tôi có thể công bố hoặc cung cấp thông tin cá nhân trong trường hợp được pháp luật quy định hoặc khi cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân vì lý do hợp lý.

Thông tin cá nhân thu thập từ ứng viên sẽ được người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân xử lý phù hợp và quản lý nghiêm ngặt, đồng thời sẽ được tiêu hủy sau khi kết thúc hoạt động tuyển dụng. Xin lưu ý rằng các tài liệu chứa thông tin cá nhân do ứng viên cung cấp và các tài liệu khác sẽ không được hoàn trả.

Đối với nội dung thông tin cá nhân mà chúng tôi thu thập, nếu chính người cung cấp mong muốn được thông báo về mục đích sử dụng, yêu cầu công khai, chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa nội dung, ngừng sử dụng, xóa bỏ, ngừng cung cấp cho bên thứ ba hoặc công khai hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba, thì về nguyên tắc, chúng tôi sẽ xử lý và công bố nội dung đó thông qua bộ phận tiếp nhận thông tin cá nhân được nêu dưới đây. Trong quá trình thực hiện các thủ tục này, chúng tôi sẽ xác minh người yêu cầu chính là người cung cấp để ngăn ngừa việc rò rỉ hoặc chỉnh sửa trái phép thông tin cá nhân.

4.Công bố và cung cấp cho bên thứ ba

Chúng tôi sẽ không công bố hoặc cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba, trừ trường hợp cung cấp cho bên nhận ủy thác theo quy định tại chính sách này hoặc thuộc một trong các trường hợp dưới đây.

• Khi đã có sự đồng ý của chủ thể thông tin.
• Trong trường hợp công bố hoặc cung cấp dữ liệu thống kê hoặc các dữ liệu khác ở trạng thái không thể xác định danh tính của chủ thể thông tin.
• Khi việc công bố hoặc cung cấp được yêu cầu theo quy định của pháp luật.
• Trong trường hợp cần thiết để nâng cao sức khỏe cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em và khó có được sự đồng ý của chủ thể thông tin.
• Trong trường hợp cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người và khó có thể nhận được sự đồng ý của chủ thể thông tin.
• Trong trường hợp cần thiết phải hợp tác với quốc gia hoặc chính quyền địa phương trong việc thực hiện các công việc công và việc xin sự đồng ý của chủ thể thông tin có thể gây cản trở cho việc thực hiện các công việc đó.
• Trong trường hợp có người không thanh toán các khoản phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của chúng tôi dù đã quá hạn thanh toán, hoặc có tranh chấp về số tiền chưa thanh toán hay số tiền quá hạn, nhằm mục đích ngăn ngừa việc không thanh toán, chúng tôi có thể cung cấp tên, địa chỉ, ngày sinh và các thông tin liên quan đến tranh chấp (nếu có) của người đó cho các doanh nghiệp khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh đó. Ngoài ra, nhằm mục đích thu hồi các khoản phí quá hạn, chúng tôi có thể chuyển nhượng các khoản nợ quá hạn và cung cấp cho bên nhận chuyển nhượng các thông tin như tên, địa chỉ, ngày sinh và số tiền chưa thanh toán của người chậm thanh toán.

5.Người chịu trách nhiệm xử lý thông tin cá nhân

Họ tên: Người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân: Yuki Ito

Địa chỉ: Số 3-13-3 Higashi-Ikebukuro, quận Toshima, Tokyo (TEL: 0120-989-757)

6.Thủ tục công bố và các thủ tục liên quan

Trong trường hợp chủ thể thông tin mong muốn yêu cầu công bố dữ liệu cá nhân do chúng tôi lưu giữ, chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa nội dung, ngừng sử dụng, xóa bỏ, ngừng cung cấp cho bên thứ ba hoặc công bố hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba (sau đây gọi là “công bố, v.v.”), sau khi xác nhận người yêu cầu chính là chủ thể thông tin, chúng tôi sẽ về nguyên tắc trả lời bằng văn bản trong phạm vi và thời gian hợp lý. Xin lưu ý rằng chúng tôi có thể không đáp ứng yêu cầu công bố nếu thuộc một trong các trường hợp dưới đây.

• Những trường hợp mà việc làm rõ sự tồn tại hoặc không tồn tại của thông tin cá nhân có thể gây nguy hại đến tính mạng, thân thể, tài sản hoặc các quyền và lợi ích khác của chủ thể thông tin hoặc bên thứ ba.
• Những trường hợp mà việc làm rõ sự tồn tại hoặc không tồn tại của thông tin cá nhân có thể khuyến khích hoặc dẫn đến các hành vi trái pháp luật hoặc không chính đáng.
• Những trường hợp mà việc làm rõ sự tồn tại hoặc không tồn tại của thông tin cá nhân có thể gây tổn hại đến an ninh quốc gia, làm suy giảm lòng tin với các quốc gia khác hoặc các tổ chức quốc tế, hoặc gây bất lợi trong đàm phán với các quốc gia khác hoặc các tổ chức quốc tế.
• Những trường hợp mà việc làm rõ sự tồn tại hoặc không tồn tại của thông tin cá nhân có thể gây cản trở cho việc phòng ngừa, trấn áp hoặc điều tra tội phạm, cũng như việc duy trì an toàn và trật tự công cộng.
• Những trường hợp mà việc làm rõ sự tồn tại hoặc không tồn tại của thông tin cá nhân có thể gây trở ngại nghiêm trọng đến việc thực hiện đúng đắn hoạt động kinh doanh của chúng tôi.
• Những trường hợp mà việc làm rõ sự tồn tại hoặc không tồn tại của thông tin cá nhân sẽ dẫn đến việc vi phạm các luật hoặc quy định khác.
• Trong trường hợp đã quá thời hạn lưu trữ của Công ty.
• Trường hợp yêu cầu không được gửi theo phương thức tiếp nhận được quy định dưới đây.

7.Phương thức tiếp nhận và đầu mối liên hệ đối với các yêu cầu công bố, v.v.

・Thủ tục tiếp nhận
Vui lòng đăng ký bằng cách gọi điện thoại hoặc gửi thư qua đường bưu điện tới bộ phận tiếp nhận nêu dưới đây. Chi tiết về thủ tục tiếp nhận sẽ được hướng dẫn khi quý vị liên hệ. Sau khi xác nhận người yêu cầu là chính chủ thể thông tin (hoặc người đại diện hợp pháp) theo phương thức dưới đây, về nguyên tắc chúng tôi sẽ trả lời bằng văn bản. Tùy theo nội dung yêu cầu, quý vị có thể được yêu cầu nộp mẫu đơn theo quy định của Công ty.

■ Phương thức và đầu mối tiếp nhận
Công ty Cổ phần Renxa
＜Bộ phận tiếp nhận xử lý thông tin cá nhân＞
Địa chỉ: Tầng 3, Tòa nhà Ichigo Higashi-Ikebukuro 3-chome, số 3-13-3 Higashi-Ikebukuro, quận Toshima, Tokyo
Liên hệ: 0120-989-757
Thời gian tiếp nhận: Các ngày làm việc trong tuần từ 10:00 sáng đến 5:00 chiều
Ngày nghỉ: Thứ Bảy, Chủ Nhật, các ngày lễ, kỳ nghỉ hè theo quy định của Công ty và kỳ nghỉ cuối năm – Tết Nguyên đán

■ Phương thức xác minh danh tính
Trong trường hợp yêu cầu được đưa ra bởi chính chủ thể thông tin, các thông tin sau sẽ được yêu cầu để xác minh người yêu cầu là本人.

• Phương thức xác minh qua điện thoại: xác nhận các thông tin đã đăng ký với Công ty như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh.
• Các giấy tờ cần đính kèm khi nộp đơn: bản sao một trong các giấy tờ sau—giấy phép lái xe, hộ chiếu, thẻ bảo hiểm y tế, sổ hưu trí, thẻ cư trú, hoặc giấy chứng nhận thường trú đặc biệt—và một giấy tờ có thể xác nhận địa chỉ hiện tại (như bản sao sổ cư trú, hóa đơn tiện ích công cộng, v.v.).

■ Trường hợp nộp đơn thông qua người đại diện
Các giấy tờ cần đính kèm khi nộp đơn

• Giấy ủy quyền chứng minh người nộp đơn là người đại diện.
• Giấy chứng nhận con dấu của chủ thể thông tin được đóng trên giấy ủy quyền.
• Giấy tờ xác minh danh tính của người đại diện (tương đương với trường hợp do本人 trực tiếp nộp đơn).

Xin lưu ý rằng các giấy tờ chứng minh đã nộp sẽ không được hoàn trả.

・Phí
Trong trường hợp chúng tôi trả lời bằng đường bưu điện đối với yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, công bố thông tin hoặc công bố hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba, người yêu cầu sẽ phải chịu chi phí bưu chính hồi đáp cho mỗi yêu cầu. Khi gửi hồ sơ yêu cầu, vui lòng kèm theo phiếu chuyển tiền bưu điện tương đương với chi phí gửi trả. Xin lưu ý rằng nếu số tiền gửi vượt quá mức cần thiết, phần chênh lệch sẽ không được hoàn lại.

8.Về các biện pháp được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn quản lý thông tin cá nhân

Để xử lý thông tin cá nhân một cách nghiêm ngặt hơn, Công ty đã xây dựng các quy định bảo vệ thông tin cá nhân dựa trên chính sách bảo vệ thông tin cá nhân tuân thủ JIS Q 15001, đồng thời vận hành hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân sau khi đánh giá môi trường bên ngoài. Ngoài ra, khi trực tiếp xử lý thông tin cá nhân, chúng tôi áp dụng các biện pháp quản lý an toàn từ bốn khía cạnh: tổ chức, con người, vật lý và kỹ thuật.

• Về biện pháp quản lý an toàn mang tính tổ chức, chúng tôi vận hành hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân tuân thủ JIS Q 15001.
• Về biện pháp quản lý an toàn về con người, chúng tôi tổ chức đào tạo mỗi năm một lần.
• Về biện pháp quản lý an toàn vật lý, chúng tôi triệt để áp dụng việc hạn chế ra vào và lưu trữ có khóa.
• Về biện pháp quản lý an toàn kỹ thuật, chúng tôi áp dụng các biện pháp kiểm soát truy cập.

Điều khoản bổ sung

Chính sách này có thể được thay đổi phù hợp với việc ban hành hoặc sửa đổi các luật, quy định và các hướng dẫn khác. Mọi thay đổi đối với chính sách này sẽ được công bố trên trang web của Công ty.

Ngày ban hành: 3 tháng 4 năm 2017
Ngày sửa đổi: 26 tháng 1 năm 2024
Công ty Cổ phần Renxa
Tổng Giám đốc đại diện: Koji Sakamoto